Những sai lầm hay mắc phải trong quản lý thời gian

Share:

Những sai lầm hay mắc phải trong quản lý thời gian

Time Management – quản lý thời gian là một kĩ năng không thể thiếu, cho dù bạn làm bất kì việc gì, làm ở bất cứ lĩnh vực nào. Việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm chủ được cuộc sống của mình vì bạn đã sắp xếp mọi việc rồi, lo sợ gì nữa! Nếu bạn không biết cách sắp xếp công việc thì bạn sẽ luôn mệt mỏi và bận rộn với hàng tá việc phải làm ở nhà, ở trường, chỗ làm, vân vân và vân vân. Tuy nhiên, có khi nào bạn thấy mình quản lý thời gian chặt quá rồi nó làm bạn ngộp thở không?

1. Phó mặc cho các ứng dụng

Ngày nay có rất nhiều ứng dụng được tạo ra nhằm mục đích giúp chúng ta lưu lại những việc cần làm và đặt thời gian cho chúng ta thực hiện công việc đó. Những app như Evernote, Google Keep hay Google Calendar đã trở thành trợ thủ đắc lực trong việc ghi nhớ và nhắc nhở công việc mỗi ngày. Vì tính tiện lợi đó, mỗi cuối tuần hay cuối ngày, bạn liệt kê tất cả những việc cần làm và hẹn giờ cho chúng. Thế là bạn nghĩ mình sẽ không bao giờ quên làm chúng.

Tuy nhiên, việc phó mặc việc quản lý thời gian và công việc cho những ứng dụng trên đem lại những tác hại như:

  • Giảm khả năng ghi nhớ:

Việc sử dụng các ứng dụng để nhắc nhở bạn làm việc thật ra không tốt cho não bộ của bạn lắm đâu! Bởi vì bạn sẽ không nhớ mình phải làm gì nếu không có những thông báo nhắc nhở đó. Và nếu bạn lưu một việc nào đó vào thì bạn sẽ hoàn toàn không nhớ gì đến nó luôn. Đừng đối xử tệ với trí nhớ của mình như vậy!

Trên thực tế, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng viết ra giấy sẽ giúp bạn ghi nhớ lâu hơn (viết ra giấy chứ không phải đánh máy nhé). Bạn chỉ nên lưu những việc thật sự quan trọng vào các ứng dụng một lần nữa và song song với việc bạn ghi vào sổ tay để bạn được nhắc nhở thêm thôi.

  • Stress:

Bạn đã bao giờ cảm thấy mệt mỏi với những thông báo nhắc nhở bạn làm việc cứ hiện lên màn hình liên tục chưa? Không chỉ việc liên tục bị “làm phiền” bởi những thông báo này làm bạn mất tập trung, mà chúng còn gây áp lực cho bạn nữa.

Những sai lầm hay mắc phải trong quản lý thời gian

Bạn thử suy nghĩ thế này nhé. Khi bạn nhìn thấy thông báo này, thông thường có 2 trường hợp xảy ra.

Một là bạn sẽ bắt tay vào làm ngay việc mình vừa được nhắc nhở trong khi trước đó bạn đang dở dang làm một việc khác và lại một thông báo khác xuất hiện. Khả năng thứ hai là bạn sẽ tắt thông báo ấy và tiếp tục việc bạn đang làm. Hoặc là bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì biết rằng mình vẫn còn việc abc chưa làm, hoặc bạn sẽ quên béng việc đó và rồi khi bạn phát hiện ra thì bạn lại dành thời gian nghỉ ngơi của mình để giải quyết những việc còn tồn đọng.

2. Liệt kê quá nhiều việc cho một ngày

Nhiều người lầm tưởng rằng một ngày phải làm được nhiều việc mới là hiệu quả. Nhưng chúng ta lại thường liệt kê quá nhiều thứ để làm cho một ngày từ việc làm bài tập, tham gia ngoại khóa đến đi chợ, nấu cơm cũng liệt kê vào hẹn giờ. Rồi bạn quên mất việc xác định thứ tự ưu tiên cũng như mức độ quan trọng của những việc đó. Để rồi khi phải làm quá nhiều việc, chúng ta lại chọn những việc dễ làm trước, và đến cuối ngày những việc quan trọng vẫn chưa được thực hiện.

Những sai lầm hay mắc phải trong quản lý thời gian

Nếu bạn là người hay quên, hãy sắm cho mình 2 quyển sổ: một cho ghi chép công việc và một quyển nhỏ hơn để ghi chép những việc vặt trong ngày (đối với những việc lặt vặt bạn có thể lưu vào ghi chú trong điện thoại là được nếu chúng không quá quan trọng). Và đối với những việc quan trọng, hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các việc đó bằng cách phân loại theo Eishenhower Box. Sau đó chỉ chọn ra những việc thật sự quan trọng (5 việc quan trọng nhất) và đặt mục tiêu về thời gian để thực hiện chúng theo Productivity Planer

3. Làm việc của người khác

Một trong những lý do mà bạn không sắp xếp được thời gian của mình là vì bạn đang ôm đồm công việc của người khác. Thay vì chỉ tập trung làm việc của mình, bạn lại làm thay những việc của người khác vì bất kì một lý do nào đó (bạn nể họ, bạn nghĩ mình có thể sắp xếp thời gian làm việc đó, bạn quá tốt bụng…).

Cho dù vì lý do gì, bạn đang lãng phí thời gian của mình. Bạn làm việc giúp họ trước, bạn phải thức khuya làm việc của mình. Bạn làm việc của mình trước và họ đang cằn nhằn bạn vì bạn chưa giao kết quả cho họ, bạn vẫn phải thức khuya làm việc của họ.

Những sai lầm hay mắc phải trong quản lý thời gian

Tóm lại, bạn cần phải xác định rõ việc nào bạn có thể xử lý giúp người khác được mà không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của bạn. Hơn hết, việc nào là thật sự quan trọng và khẩn cấp (hãy xác định rõ những việc thuộc ô Không quan trọng và Không khẩn cấp trong Eishenhower Box.)

Quản lí thời gian là một nghệ thuật, người làm quản lí là nghệ sĩ. Chúc các bạn có thể tránh những lỗi này và kiểm soát thời gian thành công.

Theo 8Morning

October 27, 2016 at 7:46 am